모니터링 보고서에서 자주 지적되는 5가지 항목 - 기관 실무 대응법

임상시험 현장에서 모니터링 보고서는 연구의 적법성과 데이터 신뢰성을 평가하는 중요한 도구입니다.

그러나 보고서 작성 시 반복적으로 발생하는 오류와 지적 사항은 연구기관의 신뢰도에 부정적 영향을 줄 수 있습니다.

 

특히, CRA 모니터링 과정에서 자주 지적되는 항목들은 연구자와 실무자가 주의 깊게 관리해야 할 사항입니다.

본 글에서는 모니터링 보고서에서 반복적으로 지적되는 5가지 주요 문제를 실제 사례와 함께 분석하고, 각 문제에 대한 실무 대응 방안을 제안합니다.

 

연구 현장에서의 문제 예방과 개선을 위한 실질적인 정보를 제공합니다.

 

5가지 주요 지적 항목 및 대응 전략

1. SAE(중대한 이상반응) 보고 누락 임상시험에서 SAE 보고는 연구대상자의 안전을 보장하는 핵심 요소입니다. 그러나 연구자가 SAE를 인지했음에도 불구하고 보고 시점이 지연되거나, SAE 정의가 명확하지 않은 경우 보고 누락이 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 2024년 식약처 실사에서 A 연구기관은 연구대상자에게 발생한 발열 증상을 SAE로 분류하지 않고 보고하지 않아 지적을 받았습니다.

 

대응 전략:

• 보고 기한 설정 및 관리: SAE 발생 시점부터 24시간 이내에 연구 책임자와 IRB에 보고하도록 SOP(표준작업지침서)에 명확히 규정합니다.
• 정기 교육 실시: 연구자 및 CRC(임상시험 코디네이터)를 대상으로 SAE 정의 및 보고 절차에 대한 정기적인 교육을 실시합니다.
• SOP 내 체크리스트 도입: SAE 발생 시 반드시 확인해야 할 항목(발생일, 증상, 조치 사항 등)을 포함한 체크리스트를 제공하여 보고 누락을 방지합니다.
• 전자보고 시스템 활용: 전자문서관리시스템(eTMF)을 통해 보고 기한을 자동 알림으로 설정하여 지연을 최소화합니다.

2. 동의서 보관 오류 동의서는 연구대상자가 연구에 자발적으로 참여했음을 증명하는 중요한 문서입니다. 그러나 임상시험 현장에서는 동의서에 서명이 누락되거나 서명 날짜가 미기재된 사례가 빈번하게 발생합니다. 또한, 동의서의 최신 버전을 사용하지 않고 이전 버전이 혼합되어 사용되는 경우도 문제가 됩니다.

 

대응 전략:

• 서명 관리 시스템 구축: 전자동의서(eConsent) 시스템을 도입하여 서명 누락 및 날짜 기재 오류를 방지합니다.
• 동의서 버전 관리: 동의서 버전 관리표를 작성하여, 각 버전의 사용 기간과 업데이트 내역을 기록합니다.
• 정기 점검 프로세스: CRA가 방문할 때마다 동의서의 서명 및 날짜 일치를 확인하도록 체크리스트를 제공합니다.
• 교육 프로그램 강화: 연구자 및 CRC를 대상으로 서명 절차 및 중요성에 대한 교육을 정기적으로 실시합니다.

3. 문서 정합성 문제 임상시험에서 문서 정합성 문제는 eTMF(전자문서 보관 시스템)와 연구계획서 간의 정보 불일치로 인해 발생합니다. 예를 들어, 연구계획서에서 SAE 보고 기간을 '48시간 이내'로 명시했으나, eTMF에서는 '24시간 이내'로 기재된 경우 불일치가 발생합니다. 이러한 불일치는 실사 시 주요 지적사항이 될 수 있습니다.

 

대응 전략:

• 주기적 대조 작업: 연구계획서, CRF, eTMF 내 문서 간 정보를 주기적으로 대조하여 일치 여부를 확인합니다.
• 자동화 시스템 도입: eTMF 내에서 데이터 자동 대조 기능을 활성화하여, 문서 입력 시 일치 여부를 자동으로 점검합니다.
• 데이터 점검 체크리스트 배포: CRA가 모니터링 시 확인할 주요 데이터 항목을 미리 점검할 수 있는 체크리스트를 배포하여 데이터 불일치를 사전에 방지합니다.
• 문서 보관 프로세스 강화: 문서 보관 시점과 관리자를 명확히 하여, 정보 입력 시점마다 일관성을 확보합니다.

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4. 연구대상자 보호 관련 지적사항 연구대상자 보호는 임상시험의 기본 원칙이자 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 그러나 동의서 작성 시 연구대상자의 개인정보 보호 조항이 빠지거나, 연구 종료 후 개인정보가 적절히 파기되지 않는 경우 연구대상자의 권리가 침해될 수 있습니다

 

대응 전략:

• 개인정보 보호 조항을 동의서 내 필수 항목으로 지정하고, 연구 종료 시 파기 절차를 명확히 기록합니다.
• 연구대상자에게 개인정보 보호 교육을 실시하고, 동의서에 서명받습니다.
• IRB 심의 시 개인정보 보호 계획을 필수 제출 항목으로 지정합니다.

5. 모니터링 보고서 제출 지연 모니터링 보고서의 제출 지연은 연구 진행 상황을 파악하지 못하게 만들며, 연구 진행이 원활히 이루어지지 않는 원인이 됩니다. 특히, 보고서 작성자가 업무 과중으로 인해 보고서 제출이 늦어지거나, 보고서 작성 절차를 제대로 숙지하지 못한 경우 지연이 빈번하게 발생합니다.

 

대응 전략:

• 모니터링 일정과 보고서 제출 기한을 동시에 관리할 수 있는 eTMF 시스템 도입
• 보고서 작성 시 반드시 포함해야 할 항목(동의서 서명 확인, SAE 보고 여부 등)을 체크리스트화하여 누락 방지
• 보고서 작성 담당자 변경 시 즉시 인수인계 절차를 문서화하여 인수인계 시점마다 확인서에 서명받습니다.
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결론: CRA 모니터링 보고서에서 자주 지적되는 5가지 항목은 연구 현장에서 빈번히 발생하는 실무적 문제입니다. SAE 보고 누락, 동의서 관리 오류, 문서 정합성 문제, 연구대상자 보호 미흡, 보고서 제출 지연 등의 문제를 예방하기 위해서는 사전 교육과 SOP 수립이 필수적입니다. 특히 eTMF 시스템 도입과 서명 관리 시스템의 활용은 데이터 일관성 확보와 보고 기한 준수를 위한 효과적인 방법입니다. 연구 현장에서 이들 문제를 체계적으로 관리함으로써 연구의 신뢰성과 데이터의 무결성을 확보할 수 있습니다.

 

추가 자료:

• ICH E6(R3) 개정안 – SAE 보고 절차
• FDA Clinical Investigator Inspection List
• 식약처 임상시험 관리 기준